Perno Company umożliwia importowanie wielu firm i osób kontaktowych do CRM za pomocą pliku CSV. Możesz w ten sposób dodawać nowe rekordy, aktualizować istniejące kontakty oraz przypisywać osoby do firm. Import odbywa się w tle, więc po przesłaniu pliku i uruchomieniu zadania możesz opuścić stronę. O wyniku otrzymasz powiadomienie e-mail.
Jak importować firmy i osoby do Perno Company
1. Otwórz import kontaktów
-
W górnej części panelu rozwiń menu Context i wybierz Perno Company.
-
W menu bocznym rozwiń CRM, a następnie kliknij Clients.
-
Na stronie Clients kliknij przycisk Import contacts, znajdujący się w prawym górnym rogu, obok Add company.
Ten sam formularz importu służy do wczytywania zarówno firm, jak i osób kontaktowych.
2. Pobierz i uzupełnij szablon CSV
Kliknij Download CSV template, aby pobrać szablon. Otwórz go w programie do obsługi arkuszy kalkulacyjnych i uzupełnij dane, zachowując nazwy kolumn.
Każdy wiersz powinien opisywać jedną firmę albo jedną osobę.
|
Kolumna |
Jak ją uzupełnić |
|
Record type |
Wpisz company dla firmy lub person dla osoby. |
|
Company name(s) |
Dla firmy podaj dokładnie jedną nazwę. Dla osoby wpisz nazwy powiązanych firm; jeśli jest ich kilka, oddziel je średnikami. |
|
Company type |
Dla firmy wpisz jedną z wartości: customer, prospect, partner, supplier, media lub other. |
|
Website |
Wpisz adres strony internetowej firmy. |
|
First name |
Wpisz imię osoby kontaktowej. |
|
Last name |
Wpisz nazwisko osoby kontaktowej. |
|
|
Wpisz adres e-mail osoby kontaktowej. |
|
Phone |
Wpisz numer telefonu osoby kontaktowej. |
|
Job title |
Wpisz stanowisko osoby kontaktowej. |
|
Owner email |
Opcjonalnie podaj adres e-mail współpracownika odpowiedzialnego za firmę lub osobę. |
Ważne zasady:
-
Dla rekordu company podaj dokładnie jedną nazwę firmy.
-
Dla rekordu person podaj co najmniej imię lub nazwisko.
-
Zalecamy podanie adresu e-mail każdej osoby — ułatwia to prawidłowe rozpoznawanie istniejących kontaktów.
-
Aby powiązać osobę z kilkoma firmami, wpisz je w jednej komórce, np. Firma A;Firma B.
-
Nie tłumacz wartości takich jak company, person czy prospect.
3. Przypisz opiekunów rekordów
Kolumna Owner email pozwala wskazać osobę odpowiedzialną za firmę lub kontakt w CRM.
Podany adres musi należeć do aktywnego współpracownika w Twojej organizacji. Jeżeli pozostawisz to pole puste, nowe rekordy zostaną przypisane użytkownikowi, który uruchomił import.
4. Zapisz i prześlij plik
-
Zapisz uzupełniony plik w formacie CSV z kodowaniem UTF-8.
-
Wróć do formularza Import contacts.
-
W sekcji CSV file kliknij Wybierz plik i wskaż przygotowany plik.
-
Sprawdź, czy obok przycisku pojawiła się właściwa nazwa pliku.
-
Kliknij Queue import, aby dodać import do kolejki.
Maksymalny rozmiar pliku wynosi 50 MB. Obsługiwane są pliki z kolumnami rozdzielonymi przecinkami, średnikami lub tabulatorami. Wielkość liter w nazwach kolumn nie ma znaczenia.
5. Sprawdź status importu
Po uruchomieniu importu zobaczysz stronę szczegółów zadania. Status Queued oraz komunikat Waiting for the background worker oznaczają, że plik oczekuje na przetworzenie.
Strona odświeża się automatycznie, gdy zadanie jest aktywne. Nie musisz pozostawiać jej otwartej — import będzie kontynuowany w tle.
Aby później sprawdzić postęp, wróć do CRM → Clients → Import contacts i otwórz odpowiednie zadanie w sekcji Recent imports. Znajdziesz tam jego status, podsumowanie lub informacje o błędach.
6. Jak Perno obsługuje istniejące dane
Firmy
Perno dopasowuje firmy po nazwie, bez rozróżniania wielkich i małych liter. Na przykład Example Company i EXAMPLE COMPANY są traktowane jako ta sama firma.
Jeśli firma już istnieje:
-
nie jest tworzony jej duplikat;
-
importowane osoby są powiązane z istniejącą firmą;
-
podane dane firmy, takie jak typ, strona internetowa lub opiekun, mogą zostać zaktualizowane;
-
firma jest uwzględniona w podsumowaniu jako istniejąca firma ponownie wykorzystana w imporcie.
Jeśli firma wskazana w wierszu osoby nie istnieje, Perno utworzy ją automatycznie jako prospect.
Osoby
Osoby są dopasowywane przede wszystkim na podstawie adresu e-mail. Jeśli kontakt już istnieje, jego dane oraz powiązania z firmami są aktualizowane.
7. Co zrobić, jeśli import zawiera błędy
Cały plik jest importowany jako jedna operacja. Jeśli choć jeden wiersz zawiera nieprawidłowe dane, cały import zostanie anulowany i żaden rekord z tego pliku nie zostanie zapisany.
W takiej sytuacji:
-
Otwórz szczegóły importu.
-
Sprawdź numer wiersza oraz przyczynę błędu.
-
Popraw dane w pliku CSV.
-
Zapisz poprawiony plik i prześlij go ponownie przez Import contacts → Queue import.
8. Sprawdź wynik
Po zakończeniu importu podsumowanie pokaże:
-
liczbę dodanych firm;
-
liczbę istniejących firm ponownie wykorzystanych w imporcie;
-
liczbę utworzonych osób;
-
liczbę zaktualizowanych osób.
Wynik otrzymasz również e-mailem. Zaimportowane dane możesz sprawdzić w CRM → Clients, w zakładkach Companies i People.
Pliki CSV przetworzone pomyślnie są usuwane z Perno po zakończeniu importu.
