Come gestire i ruoli delle persone in Perno Company

A ogni persona in Perno Company è assegnato un ruolo che determina l’accesso ai moduli e alle operazioni amministrative. I ruoli consentono di adattare le autorizzazioni dei collaboratori alle loro responsabilità: gestione dell’organizzazione, realizzazione dei progetti, vendite, selezione del personale o lavoro sulle attività. Di seguito trovi le istruzioni per modificare un ruolo e una descrizione delle autorizzazioni disponibili per ciascuno.

Come gestire i ruoli delle persone in Perno Company

1. Accedi a Perno Company

Nella parte superiore dello schermo, apri il menu Context e seleziona Perno Company.

Il ruolo si applica all’organizzazione Perno Company selezionata. Non conferisce automaticamente le stesse autorizzazioni in Perno Store, Perno Orchestration o in un’altra organizzazione.

2. Apri l’elenco dei collaboratori

Nel menu a sinistra, fai clic su Colleagues.

Nell’elenco vedrai:

• Colleague — il collaboratore;

• Role — il ruolo assegnato;

• Status — lo stato di accesso, ad esempio Active;

• Actions — le operazioni disponibili.

Account owner e Company admin possono gestire i ruoli dei collaboratori, nel rispetto delle limitazioni relative al proprietario dell’account.

Il pulsante Invite colleague consente di avviare l’invito di una nuova persona nell’organizzazione.

3. Modifica il ruolo di un collaboratore

1. Trova la persona nell’elenco Colleagues.

2. Nella sua riga, fai clic su Role.

3. Nella pagina Change colleague role, apri il menu a discesa Role.

4. Seleziona il ruolo appropriato:

• Company admin;

• Company manager;

• Project manager;

• Sales manager;

• HR manager;

• Company member.

5. Fai clic su Save role per salvare la modifica.

6. Nell’elenco Colleagues, verifica il ruolo assegnato alla persona.

Account owner non è un’opzione disponibile nell’elenco di selezione mostrato. Il modulo di modifica del ruolo non serve a trasferire la proprietà dell’organizzazione.

4. Scopri le autorizzazioni dei singoli ruoli

Account owner — proprietario dell’account

Il proprietario dell’account dispone del livello di accesso più elevato. Può:

• utilizzare tutti i moduli di Perno Company;

• gestire i collaboratori e i loro ruoli;

• gestire clienti, contatti e progetti;

• accedere a tutte le attività e a tutti i progetti non privati;

• gestire attività, workflow, Board e Backlog;

• gestire le registrazioni delle ore di lavoro e la Roadmap;

• utilizzare lead, pipeline, attività, posta e report del CRM;

• configurare le fasi del processo di vendita e le fonti;

• utilizzare People Pool;

• gestire gli OKR e i sondaggi NPS;

• gestire integrazioni e automazioni;

• gestire gli abbonamenti e la fatturazione della piattaforma;

• accedere al token API dell’account;

• gestire le impostazioni aziendali riservate al proprietario;

• gestire Perno Orchestration e gli account degli esercenti, se applicabile all’account in questione.

Le attività private create da un’altra persona rimangono inaccessibili anche al proprietario dell’account. La casella di posta privata del CRM è accessibile all’utente che l’ha collegata.

Company admin — amministratore dell’organizzazione

L’amministratore è responsabile della gestione quotidiana dell’organizzazione. Può:

• gestire i collaboratori e i loro ruoli;

• accedere a tutti i progetti e a tutte le attività non privati;

• creare e gestire clienti, contatti e progetti;

• gestire l’appartenenza ai progetti;

• gestire attività, workflow, registrazioni delle ore di lavoro e Roadmap;

• utilizzare CRM, report, posta, firme e sequenze;

• configurare le fasi del processo di vendita e le fonti;

• utilizzare People Pool;

• gestire gli OKR e i sondaggi NPS;

• gestire le integrazioni e le automazioni dell’organizzazione;

• utilizzare le importazioni amministrative e le operazioni in blocco.

L’amministratore non può:

• visualizzare le attività private o la casella di posta privata del CRM di un’altra persona;

• modificare il ruolo del proprietario dell’account, disattivarlo o rimuoverlo;

• rimuovere la propria appartenenza all’organizzazione;

• gestire la fatturazione e gli abbonamenti riservati al proprietario;

• accedere al token API del proprietario;

• assumere la proprietà dell’organizzazione.

Company manager — responsabile dell’organizzazione

Company Manager dispone di un ampio accesso a Perno Company e può gestire la maggior parte delle aree in modo simile a Company Admin. Questo ruolo è pensato per i responsabili che coordinano le operazioni quotidiane dell’azienda, ma non devono avere accesso a tutti i progetti.

Il responsabile dell’organizzazione può utilizzare il CRM, gestire clienti e contatti, lavorare con gli OKR, People Pool e altri strumenti aziendali. Tuttavia, l’accesso alle informazioni relative ai progetti è limitato ai progetti a cui è stato assegnato.

Company Manager può visualizzare e gestire esclusivamente:

• i progetti a cui è assegnato;

• le attività appartenenti a tali progetti;

• gli elementi correlati della Roadmap;

• le registrazioni delle ore di lavoro relative a tali progetti.

I progetti a cui Company Manager non è assegnato e i dati correlati rimangono inaccessibili, anche tramite link diretti e l’API di Perno.

Scegli questo ruolo per i responsabili operativi che necessitano di ampie funzionalità di gestione aziendale, mantenendo limitato l’accesso alle informazioni su progetti privati o non pertinenti alle loro responsabilità.

Project manager — responsabile di progetto

Il responsabile di progetto si occupa della realizzazione dei progetti e della gestione delle ore di lavoro. Può:

• accedere all’area clienti e progetti;

• creare e modificare progetti;

• gestire l’appartenenza ai progetti;

• lavorare sulle attività dei progetti a cui è stato aggiunto;

• creare, modificare, assegnare, spostare ed eliminare le attività accessibili;

• pianificare i progetti nella Roadmap;

• visualizzare e gestire le registrazioni delle ore di lavoro;

• aggiungere registrazioni delle ore dalla sezione Time logs;

• visualizzare la timeline delle attività del team.

Il responsabile di progetto non può gestire i collaboratori o i loro ruoli. Non ottiene automaticamente l’accesso ai progetti a cui non è stato aggiunto né alle attività private di altre persone.

Non ha accesso alle pipeline e ai report del CRM, a NPS, alla configurazione del processo di vendita, a People Pool, alla gestione degli OKR o delle integrazioni dell’organizzazione.

Sales manager — responsabile vendite

Il responsabile vendite si occupa dei clienti, delle opportunità di vendita e delle relative comunicazioni. Può:

• utilizzare i lead e le pipeline di vendita e dei partner;

• creare e gestire lead e opportunità di vendita;

• gestire attività e commenti nell’ambito delle autorizzazioni disponibili;

• utilizzare i report del CRM;

• collegare e utilizzare la propria casella Gmail;

• utilizzare firme e-mail e sequenze;

• creare e gestire sondaggi NPS;

• accedere a clienti, contatti e progetti, nonché crearli e modificarli;

• lavorare sulle attività dei progetti a cui è stato aggiunto.

Il responsabile vendite non può:

• gestire i collaboratori o i loro ruoli;

• configurare le fasi del processo di vendita o le fonti;

• ottenere automaticamente l’accesso a tutti i progetti;

• visualizzare le caselle di posta private o le attività private di altre persone;

• gestire la Roadmap come amministratore dei progetti;

• utilizzare People Pool;

• gestire gli OKR;

• gestire le integrazioni dell’intera organizzazione.

L’eccezione relativa alle integrazioni è il collegamento supportato con la propria casella Gmail. La configurazione del processo di vendita rimane disponibile esclusivamente per Account owner e Company admin.

HR manager — responsabile delle risorse umane

Il responsabile delle risorse umane si occupa di People Pool. Può:

• utilizzare il database dei candidati;

• aggiungere e modificare i candidati;

• gestire i CV e i CV anonimizzati;

• gestire specializzazioni, parole chiave e posizioni lavorative accettate;

• cercare e filtrare i candidati;

• visualizzare la cronologia delle modifiche ai dati dei candidati;

• utilizzare le funzioni di base delle attività nei progetti a cui è stato aggiunto;

• aggiungere e modificare le proprie registrazioni delle ore di lavoro.

Il responsabile delle risorse umane non può gestire collaboratori, ruoli, clienti o progetti. Non ha accesso ai progetti a cui non è stato assegnato, né alle pipeline e ai report del CRM o a NPS.

Inoltre, non può gestire tutte le registrazioni delle ore di lavoro dell’organizzazione, gli OKR, la configurazione dei workflow delle attività e delle vendite o le integrazioni dell’organizzazione.

Company member — membro dell’organizzazione

Il membro dell’organizzazione dispone dell’accesso standard per lavorare sulle attività. Può:

• lavorare sulle attività dei progetti a cui è stato aggiunto;

• utilizzare Board e Backlog;

• creare e aggiornare le attività accessibili;

• spostare le attività tra le fasi disponibili del workflow;

• aggiungere commenti e menzionare i collaboratori;

• registrare le ore di lavoro sulle attività accessibili;

• modificare le proprie registrazioni delle ore di lavoro;

• visualizzare la Roadmap e la timeline delle attività che lo riguardano.

Il membro dell’organizzazione non può:

• accedere ai progetti a cui non è stato aggiunto;

• visualizzare le attività private di altre persone;

• gestire collaboratori, ruoli, clienti o progetti;

• gestire tutte le registrazioni delle ore di lavoro dell’azienda;

• gestire la Roadmap;

• utilizzare CRM, report del CRM, NPS o People Pool;

• gestire gli OKR;

• configurare i workflow o gestire le integrazioni dell’organizzazione.

5. Gestisci l’accesso dei collaboratori

Nell’elenco Colleagues, accanto a una persona, possono essere disponibili i pulsanti:

• Role — modifica del ruolo assegnato;

• Deactivate — disattivazione dell’appartenenza e revoca dell’accesso all’organizzazione;

• Remove — rimozione del collaboratore dall’organizzazione.

La disponibilità delle operazioni dipende dalle tue autorizzazioni e dalla persona interessata. L’amministratore non può modificare, disattivare o rimuovere il proprietario dell’account, né rimuovere la propria appartenenza.

6. Ricorda le regole di accesso comuni

Indipendentemente dal ruolo assegnato:

• le attività private sono visibili esclusivamente al loro creatore;

• la casella di posta privata del CRM è accessibile alla persona che l’ha collegata;

• quando l’eliminazione dei commenti è riservata all’autore, l’utente può eliminare solo i propri commenti;

• la disattivazione dell’appartenenza comporta la perdita dell’accesso all’organizzazione;

• la visibilità delle attività può essere ulteriormente limitata dall’appartenenza al progetto e dai filtri attivi;

• le autorizzazioni si applicano a una specifica organizzazione.

Se un collaboratore non vede un’attività o un modulo, verifica il suo ruolo, lo stato di appartenenza, l’assegnazione al progetto e i filtri attivi. Controlla anche che l’attività non sia privata.