Un ordine di riparazione in Perno Mechanics riunisce in un unico posto i dati del cliente e del veicolo, il problema segnalato, i lavori eseguiti, i costi, i pagamenti e la cronologia delle modifiche. In questo modo, il personale dell’officina può seguire l’avanzamento della riparazione e i pagamenti del cliente.
Come creare e gestire gli ordini di riparazione in Perno Mechanics
1. Apri l’elenco degli ordini
Vai a Workshop operations → Repair orders.
In questa pagina puoi consultare gli ordini, cercarli per cliente, targa o numero VIN e filtrarli per stato. Per creare un ordine, fai clic su + New repair order.
2. Seleziona il cliente e il veicolo
Nel campo Customer, inizia a digitare i dati del cliente, quindi seleziona la persona corretta nei risultati di ricerca. Se il cliente non è ancora presente nel sistema, utilizza Add customer.
Dopo aver selezionato il cliente, vai al campo Vehicle e scegli il suo veicolo. Se il veicolo non è presente nell’elenco, fai clic su + New vehicle per aggiungerlo.
L’elenco dei veicoli è disponibile solo dopo aver selezionato un cliente e comprende esclusivamente i veicoli associati a quella persona. Questo aiuta a evitare di collegare un ordine al veicolo sbagliato.
3. Compila i dettagli dell’ordine
Nel modulo Repair order, compila i seguenti campi:
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Campo |
Cosa inserire o selezionare |
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Order title |
Il titolo dell’ordine, ad esempio “Sostituzione delle pastiglie dei freni” o “Diagnostica del motore”. |
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Reported problem |
La descrizione del problema segnalato dal cliente, inclusi i sintomi e le circostanze in cui si verificano. |
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Diagnosis |
I risultati della diagnostica e le conclusioni sulla causa del guasto. |
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Work performed |
La descrizione delle attività e delle riparazioni eseguite. |
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Assigned employee |
Il dipendente responsabile dell’ordine. L’elenco comprende i dipendenti salvati in Workshop setup. |
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Status |
Lo stato attuale dell’ordine. Nel modulo mostrato, il valore iniziale è New. |
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Expected completion |
La data e l’ora previste per il completamento della riparazione. |
I campi Customer, Vehicle, Order title e Status sono obbligatori. Le altre informazioni sono facoltative e possono essere aggiunte man mano che i lavori procedono.
4. Salva l’ordine
Controlla i dati del cliente, del veicolo e della riparazione, quindi fai clic su Save in fondo al modulo.
5. Aggiungi servizi e ricambi
Apri l’ordine salvato e seleziona Add item. Ogni voce può rappresentare, ad esempio:
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un servizio di riparazione;
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la diagnostica;
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la manodopera;
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un ricambio;
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un costo aggiuntivo concordato con il cliente.
Per ogni voce, inserisci un nome chiaro, la quantità e il prezzo unitario. Inserisci gli importi nel formato monetario standard — ad esempio, 150,00 PLN per un servizio che costa 150 PLN, senza convertire l’importo in groszy.
6. Controlla il totale dell’ordine
Perno calcola il totale dell’ordine in base alle voci aggiunte.
Prima di creare una richiesta di pagamento, verifica che i nomi delle voci, le quantità, i prezzi unitari e la valuta siano corretti e che il totale corrisponda ai lavori concordati con il cliente.
7. Consulta la cronologia delle modifiche
La cronologia dell’ordine registra le azioni principali, tra cui:
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la creazione e le modifiche dell’ordine;
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l’aggiunta o la modifica delle voci del preventivo;
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la creazione di una richiesta di pagamento;
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l’invio di un messaggio o di un link di pagamento;
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la registrazione di un pagamento.
Questo permette di verificare l’avanzamento dell’ordine e di passare il lavoro a un altro dipendente senza dover ricostruire le informazioni da appunti separati.
8. Modifica l’ordine
Per cambiare i dati dell’ordine, apri il relativo menu delle azioni e seleziona l’opzione di modifica. Aggiorna le informazioni necessarie, ad esempio la diagnosi, i lavori eseguiti, il dipendente assegnato, lo stato o la data di completamento prevista.
Fai clic su Save per salvare le modifiche oppure su Cancel per annullarle. In entrambi i casi tornerai allo stesso ordine.