Zlecenie naprawy w Perno Mechanics gromadzi w jednym miejscu dane klienta i pojazdu, opis problemu, wykonane prace, koszty, płatności oraz historię zmian. Dzięki temu pracownicy warsztatu mogą śledzić przebieg naprawy i rozliczenia z klientem.
Jak tworzyć zlecenia naprawy i zarządzać nimi w Perno Mechanics
1. Otwórz listę zleceń
Przejdź do Workshop operations → Repair orders.
Na tej stronie możesz przeglądać zlecenia, wyszukiwać je według klienta, numeru rejestracyjnego lub numeru VIN oraz filtrować według statusu. Aby utworzyć zlecenie, kliknij + New repair order.
2. Wybierz klienta i pojazd
W polu Customer zacznij wpisywać dane klienta, a następnie wybierz właściwą osobę z wyników wyszukiwania. Jeśli klient nie jest jeszcze zapisany w systemie, skorzystaj z Add customer.
Po wybraniu klienta przejdź do pola Vehicle i wybierz jego pojazd. Jeśli pojazdu nie ma na liście, kliknij + New vehicle, aby go dodać.
Lista pojazdów jest dostępna dopiero po wybraniu klienta i obejmuje wyłącznie pojazdy przypisane do tej osoby. Pomaga to uniknąć powiązania zlecenia z niewłaściwym pojazdem.
3. Uzupełnij szczegóły zlecenia
W formularzu Repair order uzupełnij następujące pola:
|
Pole |
Co należy wpisać lub wybrać |
|
Order title |
Tytuł zlecenia, np. „Wymiana klocków hamulcowych” lub „Diagnostyka silnika”. |
|
Reported problem |
Opis problemu zgłoszonego przez klienta, w tym objawy i okoliczności ich występowania. |
|
Diagnosis |
Wyniki diagnostyki i ustalenia dotyczące przyczyny usterki. |
|
Work performed |
Opis wykonanych czynności i napraw. |
|
Assigned employee |
Pracownik odpowiedzialny za zlecenie. Lista obejmuje pracowników zapisanych w Workshop setup. |
|
Status |
Aktualny status zlecenia. W pokazanym formularzu początkową wartością jest New. |
|
Expected completion |
Przewidywana data i godzina zakończenia naprawy. |
Pola Customer, Vehicle, Order title i Status są wymagane. Pozostałe informacje są opcjonalne i można je uzupełniać w miarę postępu prac.
4. Zapisz zlecenie
Sprawdź dane klienta, pojazdu i naprawy, a następnie kliknij Save na dole formularza.
5. Dodaj usługi i części
Otwórz zapisane zlecenie i wybierz Add item. Każda pozycja może oznaczać na przykład:
-
usługę naprawczą;
-
diagnostykę;
-
robociznę;
-
część zamienną;
-
dodatkowy koszt uzgodniony z klientem.
Dla każdej pozycji podaj czytelną nazwę, ilość i cenę jednostkową. Wpisuj kwoty w standardowym formacie walutowym — np. 150,00 zł dla usługi kosztującej 150 zł, bez przeliczania na grosze.
6. Sprawdź łączną wartość zlecenia
Perno oblicza całkowitą wartość zlecenia na podstawie dodanych pozycji.
Przed utworzeniem prośby o płatność sprawdź, czy nazwy pozycji, ilości, ceny jednostkowe i waluta są poprawne oraz czy suma odpowiada zakresowi prac uzgodnionemu z klientem.
7. Śledź historię zmian
Historia zlecenia zapisuje najważniejsze działania, w tym:
-
utworzenie i modyfikacje zlecenia;
-
dodanie lub zmianę pozycji kosztorysu;
-
utworzenie prośby o płatność;
-
wysłanie wiadomości lub linku do płatności;
-
zarejestrowanie płatności.
Pozwala to sprawdzić przebieg obsługi zlecenia i przekazać pracę innemu pracownikowi bez odtwarzania informacji z osobnych notatek.
8. Edytuj zlecenie
Aby zmienić dane zlecenia, otwórz jego menu akcji i wybierz opcję edycji. Zaktualizuj potrzebne informacje, np. diagnozę, wykonane prace, przypisanego pracownika, status lub przewidywany termin zakończenia.
Kliknij Save, aby zapisać zmiany, lub Cancel, aby zrezygnować z edycji. W obu przypadkach wrócisz do tego samego zlecenia.