Come gestire i pagamenti e i report in Eduwallet

Perno Eduwallet consente di monitorare gli addebiti e gli incassi, registrare i pagamenti ricevuti al di fuori del sistema e analizzare i dati nei report. Puoi inoltre esportare i dati in CSV e importare dataset più grandi utilizzando modelli già pronti.

Come monitorare i pagamenti, importare dati e usare i report in Perno Eduwallet

1. Controlla il riepilogo nella Dashboard

Apri la Dashboard nel contesto Perno Eduwallet. Se gestisci più istituti, assicurati di aver selezionato quello corretto. Per cambiare istituto, fai clic su Change institution (Cambia istituto).

Nella pagina iniziale troverai:

• Charges to pay – l’importo da pagare.

• Collected – l’importo incassato.

• Overdue charges – il numero di addebiti scaduti.

• Payments over time – un riepilogo degli importi addebitati e incassati negli ultimi sei mesi.

• Charge status – un riepilogo degli stati degli addebiti.

2. Cerca gli addebiti e filtra l’elenco

Nel menu a sinistra, seleziona Finance → Charges and payments (Finanze → Addebiti e pagamenti).

Per trovare un addebito specifico:

1. Inserisci i dati dello studente o il nome dell’addebito nel campo Search student or charge.

2. Seleziona uno stato dall’elenco All statuses oppure lascia questa opzione per includere tutti gli stati.

3. Fai clic su Filter (Filtra).

L’elenco contiene le seguenti colonne:

• Charge – il nome dell’addebito.

• Student – lo studente o il partecipante a cui si riferisce l’addebito.

• Due – la scadenza del pagamento.

• Outstanding – l’importo residuo da pagare.

• Status – lo stato attuale dell’addebito.

Il messaggio No charges found indica che non sono stati trovati addebiti corrispondenti ai criteri selezionati oppure che non ne sono ancora stati aggiunti.

3. Controlla i dettagli dell’addebito

Apri un addebito per verificare:

• L’importo originale dell’addebito.

• L’importo già pagato.

• L’importo residuo da pagare.

• I pagamenti online e quelli registrati manualmente.

• Lo stato attuale del pagamento.

• La pianificazione e la cronologia dei promemoria.

Questa schermata permette di verificare se l’addebito è stato saldato interamente, parzialmente o è ancora in attesa di pagamento.

4. Aggiungi un pagamento ricevuto al di fuori di Perno

Se ricevi denaro al di fuori di Perno, ad esempio in contanti o tramite bonifico tradizionale, registra il pagamento nell’addebito corrispondente.

1. Apri i dettagli dell’addebito.

2. Seleziona Add manual payment (Aggiungi pagamento manuale).

3. Inserisci i dati del pagamento, incluso l’importo effettivamente ricevuto.

4. Salva il pagamento.

Un pagamento parziale riduce il saldo residuo. Una volta registrato l’intero importo dovuto, l’addebito viene contrassegnato come pagato.

5. Annulla un addebito se necessario

Apri l’addebito e seleziona l’opzione di annullamento. Perno ti chiederà di confermare l’operazione.

Dopo la conferma, il pagatore assegnato riceverà una comunicazione dell’annullamento via e-mail e una notifica nell’applicazione.

6. Aggiungi un nuovo addebito una tantum

Per creare un altro addebito, vai a Finance → Charges and payments e fai clic su + New charge (Nuovo addebito).

Nel modulo Create one-time charge, compila:

• Title – il titolo dell’addebito.

• Description – una descrizione aggiuntiva.

• Class or group – la classe o il gruppo, se l’addebito deve riguardare tutti gli studenti attualmente assegnati.

• Students – gli studenti a cui applicare l’addebito.

• Due date – la scadenza del pagamento.

• Amount – l’importo nella valuta selezionata, con due cifre decimali, ad esempio 125.50.

• Payment destinations – almeno un’opzione di pagamento disponibile per studenti o tutori.

Se necessario, seleziona Optional fee (Quota facoltativa) oppure Exempt from interest (Esente da interessi).

Nel campo Payment reminder schedule puoi scegliere la pianificazione dei promemoria. Se lo lasci vuoto, verrà utilizzata quella predefinita dell’istituto.

Se compare il messaggio Add a payment destination before creating a payment, fai prima clic su Add payment destination e configura una destinazione dei pagamenti. È obbligatoria per gli addebiti una tantum e ricorrenti.

Dopo aver compilato il modulo, fai clic su Save (Salva).

7. Apri i report finanziari

Nel menu, seleziona Finance → Reports (Finanze → Report).

Nella pagina Finance reports troverai:

• Billed – l’importo totale addebitato.

• Paid – l’importo totale dei pagamenti registrati.

• Outstanding – l’importo residuo da pagare.

• Pipeline by status – un riepilogo degli addebiti per stato.

• Recent payments – i pagamenti più recenti.

Gli importi sono espressi nella valuta dell’istituto. Il messaggio No payments indica che non ci sono pagamenti da mostrare nella sezione dei pagamenti recenti.

Per scaricare i dati del report, fai clic su Export CSV in alto a destra.

8. Prepara e avvia un’importazione di dati

Per inserire un dataset più grande, seleziona Administration → Imports (Amministrazione → Importazioni).

Fai clic su + Import CSV, quindi:

1. Scarica il modello CSV adatto al tipo di dati da importare.

2. Compilalo rispettando la struttura delle colonne e i requisiti del modello.

3. Salva il file compilato in formato CSV.

4. Seleziona il file nel modulo di importazione e metti l’importazione in coda.

L’importazione viene elaborata in background. Una volta messa in coda, non è necessario tenere aperto il browser.

9. Controlla il risultato dell’importazione

Torna a Administration → Imports. L’elenco delle importazioni contiene le colonne:

• File – il file importato.

• Type – il tipo di importazione.

• Status – lo stato di elaborazione.

• Result – il risultato dell’importazione.

Apri i dettagli dell’importazione per verificare il numero di righe elaborate, importate correttamente e non riuscite.

Se si sono verificati errori, consulta le relative descrizioni e correggi i dati indicati nel file di origine prima di importarlo nuovamente.