Jak zarządzać płatnościami i raportami w Eduwallet

Perno Eduwallet pozwala monitorować należności i wpłaty, rejestrować płatności otrzymane poza systemem oraz analizować rozliczenia w raportach. Możesz również eksportować dane do CSV i importować większe zestawy danych, korzystając z gotowych szablonów.

Jak monitorować płatności, importować dane i korzystać z raportów w Perno Eduwallet

1. Sprawdź podsumowanie na Dashboard

Otwórz Dashboard w kontekście Perno Eduwallet. Jeśli obsługujesz kilka instytucji, upewnij się, że wybrana jest właściwa. Aby przełączyć instytucję, kliknij Change institution (Zmień instytucję).

Na stronie głównej znajdziesz między innymi:

• Charges to pay – kwotę należności do zapłaty.

• Collected – kwotę zebranych wpłat.

• Overdue charges – liczbę zaległych opłat.

• Payments over time – zestawienie naliczonych opłat i otrzymanych wpłat z ostatnich sześciu miesięcy.

• Charge status – podsumowanie statusów należności.

2. Wyszukaj opłaty i przefiltruj listę

W menu po lewej stronie wybierz Finance → Charges and payments (Finanse → Opłaty i płatności).

Aby znaleźć konkretną opłatę:

1. Wpisz dane ucznia lub nazwę opłaty w polu Search student or charge.

2. Wybierz status z listy All statuses lub pozostaw tę opcję, aby uwzględnić wszystkie statusy.

3. Kliknij Filter (Filtruj).

Lista zawiera następujące kolumny:

• Charge – nazwa opłaty.

• Student – uczeń lub uczestnik, którego dotyczy opłata.

• Due – termin płatności.

• Outstanding – kwota pozostała do zapłaty.

• Status – aktualny status opłaty.

Komunikat No charges found oznacza, że nie znaleziono opłat odpowiadających wybranym kryteriom lub nie dodano jeszcze żadnych opłat.

3. Sprawdź szczegóły opłaty

Otwórz wybraną opłatę, aby sprawdzić:

• Pierwotną kwotę opłaty.

• Kwotę już zapłaconą.

• Kwotę pozostałą do zapłaty.

• Płatności online i wpłaty zarejestrowane ręcznie.

• Aktualny status płatności.

• Harmonogram i historię przypomnień.

Ten widok pozwala ustalić, czy opłata została rozliczona w całości, częściowo, czy nadal oczekuje na wpłatę.

4. Dodaj płatność otrzymaną poza Perno

Jeśli otrzymasz pieniądze poza Perno, np. gotówką lub tradycyjnym przelewem, zarejestruj wpłatę przy odpowiedniej opłacie.

1. Otwórz szczegóły opłaty.

2. Wybierz Add manual payment (Dodaj płatność ręczną).

3. Uzupełnij dane wpłaty, w tym faktycznie otrzymaną kwotę.

4. Zapisz płatność.

Wpłata częściowa zmniejsza kwotę pozostałą do zapłaty. Po zarejestrowaniu pełnej należności opłata otrzymuje status opłaconej.

5. Anuluj opłatę, jeśli jest to konieczne

Otwórz odpowiednią opłatę i wybierz opcję jej anulowania. Perno poprosi o potwierdzenie operacji.

Po potwierdzeniu przypisany płatnik otrzyma informację o anulowaniu opłaty e-mailem oraz w powiadomieniu w aplikacji.

6. Dodaj nową opłatę jednorazową

Jeśli chcesz utworzyć kolejną należność, przejdź do Finance → Charges and payments i kliknij + New charge (Nowa opłata).

W formularzu Create one-time charge uzupełnij:

• Title – tytuł opłaty.

• Description – dodatkowy opis.

• Class or group – klasę lub grupę, jeśli opłata ma dotyczyć wszystkich obecnie przypisanych do niej uczniów.

• Students – uczniów, których ma dotyczyć opłata.

• Due date – termin płatności.

• Amount – kwotę w wybranej walucie, z dwoma miejscami po przecinku, np. 125.50.

• Payment destinations – co najmniej jedną opcję płatności dostępną dla uczniów lub opiekunów.

W razie potrzeby zaznacz Optional fee (Opłata opcjonalna) lub Exempt from interest (Zwolniona z odsetek).

W polu Payment reminder schedule możesz wybrać harmonogram przypomnień. Jeśli pozostawisz je puste, zostanie użyty domyślny harmonogram instytucji.

Jeśli pojawi się komunikat Add a payment destination before creating a payment, najpierw kliknij Add payment destination i skonfiguruj miejsce przeznaczenia płatności. Jest ono wymagane dla opłat jednorazowych i cyklicznych.

Po uzupełnieniu formularza kliknij Save (Zapisz).

7. Otwórz raporty finansowe

W menu wybierz Finance → Reports (Finanse → Raporty).

Na stronie Finance reports znajdziesz:

• Billed – łączną kwotę naliczonych opłat.

• Paid – łączną kwotę zarejestrowanych wpłat.

• Outstanding – kwotę pozostałą do zapłaty.

• Pipeline by status – zestawienie należności według statusów.

• Recent payments – ostatnie płatności.

Kwoty prezentowane są w walucie instytucji. Komunikat No payments oznacza brak płatności do wyświetlenia w sekcji ostatnich wpłat.

Aby pobrać dane raportu, kliknij Export CSV w prawym górnym rogu.

8. Przygotuj i uruchom import danych

Aby wprowadzić większy zestaw danych, wybierz Administration → Imports (Administracja → Importy).

Kliknij + Import CSV, a następnie:

1. Pobierz szablon CSV odpowiedni dla rodzaju importowanych danych.

2. Uzupełnij go zgodnie z układem kolumn i wymaganiami szablonu.

3. Zapisz uzupełniony plik w formacie CSV.

4. Wskaż plik w formularzu importu i dodaj import do kolejki.

Import jest przetwarzany w tle. Po dodaniu go do kolejki nie musisz pozostawiać otwartej przeglądarki.

9. Sprawdź wynik importu

Wróć do Administration → Imports. Na liście importów znajdują się kolumny:

• File – importowany plik.

• Type – rodzaj importu.

• Status – status przetwarzania.

• Result – wynik importu.

Otwórz szczegóły wybranego importu, aby sprawdzić liczbę przetworzonych wierszy, wierszy zaimportowanych poprawnie i wierszy zakończonych błędem.

Jeśli wystąpiły błędy, zapoznaj się z ich opisami i popraw wskazane dane w pliku źródłowym przed ponownym importem.