Automatyczne przypomnienia w Perno Eduwallet pomagają informować uczniów i opiekunów o zbliżających się terminach płatności oraz zaległych opłatach. Możesz ustawić terminy wysyłki, dostosować treść wiadomości i korzystać z tego samego harmonogramu przy wielu opłatach.
Jak skonfigurować automatyczne przypomnienia o płatnościach w Perno Eduwallet
1. Otwórz przypomnienia o płatnościach
W menu po lewej stronie wybierz Finance → Payment reminders (Finanse → Przypomnienia o płatnościach).
Na tej stronie znajdziesz harmonogramy wraz z przypisanymi do nich przypomnieniami. Oznaczenie Default wskazuje harmonogram domyślny instytucji.
2. Dodaj lub edytuj harmonogram
Kliknij + Add schedule (Dodaj harmonogram), aby utworzyć nowy harmonogram. Aby zmienić istniejący, wybierz Edit schedule (Edytuj harmonogram).
Harmonogram można wykorzystywać wielokrotnie — zarówno przy opłatach jednorazowych, jak i planach opłat cyklicznych. Jeden harmonogram może pełnić funkcję domyślnego dla instytucji i być stosowany przy opłatach bez indywidualnie wybranego harmonogramu.
3. Dodaj przypomnienie i określ termin wysyłki
Przy wybranym harmonogramie kliknij + Add reminder (Dodaj przypomnienie).
W polu Days relative to due date wpisz liczbę dni względem terminu płatności:
-
Wartość ujemna, np. -7 — wysyłka 7 dni przed terminem.
-
0 — wysyłka w dniu terminu płatności.
-
Wartość dodatnia, np. 3 — wysyłka 3 dni po terminie.
Możesz utworzyć kilka przypomnień, aby zaplanować kolejne wiadomości. Przykładowy harmonogram:
|
Wartość |
Termin wysyłki |
Cel wiadomości |
|
-7 |
7 dni przed terminem |
Uprzejme przypomnienie o zbliżającej się płatności |
|
0 |
W dniu terminu płatności |
Informacja o płatności przypadającej na dziś |
|
3 |
3 dni po terminie |
Przypomnienie o zaległej płatności |
|
14 |
14 dni po terminie |
Końcowe przypomnienie o zaległości |
4. Wybierz kanał i przygotuj wiadomość
W polu Delivery channel wybierz kanał dostarczenia przypomnienia. Na pokazanym formularzu wybrano Email.
Następnie uzupełnij:
-
Subject — temat wiadomości. Pole jest opcjonalne; jeśli pozostanie puste, Perno użyje domyślnego, przetłumaczonego tematu przypomnienia.
-
Message — treść wiadomości. Możesz dostosować ją do sposobu komunikacji swojej instytucji.
Perno udostępnia domyślny temat i treść w wybranym języku. Własną treść możesz uzupełnić zmiennymi widocznymi pod polem Message:
|
Zmienna |
Informacja wstawiana do wiadomości |
|
{charge_title} |
Nazwa opłaty |
|
{student_name} |
Imię i nazwisko ucznia |
|
{amount} |
Kwota |
|
{currency} |
Waluta |
|
{due_date} |
Termin płatności |
Przykładowa treść przypomnienia przed terminem:
„Dzień dobry, przypominamy o płatności za {charge_title} dla {student_name}. Kwota: {amount} {currency}. Termin płatności: {due_date}. Dziękujemy!”
5. Włącz przypomnienie i zapisz ustawienia
Zaznacz Active (Aktywne), jeśli dany krok ma być używany w harmonogramie, a następnie kliknij Save (Zapisz).
Powtórz dodawanie przypomnienia dla każdego kolejnego terminu wysyłki.
Na stronie harmonogramów przycisk Deactivate (Dezaktywuj) pozwala wyłączyć cały harmonogram.
6. Przypisz harmonogram do opłaty
Przy tworzeniu lub edycji opłaty jednorazowej albo planu opłat cyklicznych wybierz odpowiedni harmonogram przypomnień.
Opłata może korzystać z harmonogramu domyślnego instytucji lub z harmonogramu wybranego indywidualnie. Pozwala to ustawić różne zasady przypominania, np. dla czesnego i dodatkowych zajęć.
7. Sprawdzaj historię i zarządzaj wysyłką
Przejdź do Finance → Charges and payments (Finanse → Opłaty i płatności) i otwórz wybraną opłatę.
W jej szczegółach sprawdzisz obowiązujący harmonogram oraz historię przypomnień, w tym wiadomości zaplanowane i skutecznie dostarczone. Możesz również wstrzymać przypomnienia dla tej konkretnej opłaty, a następnie wznowić ich wysyłkę.
W przypadku opłat opcjonalnych kolejne przypomnienia przestają być generowane po upływie terminu płatności.